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Projet ESTHERAID au Bénin
Appel d’offre pour des missions d’assistance technique spécialisées sur la chaine d’approvisionnement pharmaceutique et le circuit inter-laboratoires
entre Octobre 2011 et Mars 2012
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PRÉSENTATION DU PROJET
Le projet ESTHERAID vise à assurer la disponibilité des traitements contre le VIH/SIDA et leur bonne utilisation au niveau d’une dizaine de sites de prise en charge du Bénin. Ce projet met un accent tout particulier sur l’accessibilité et l’usage rationnel des ARV pédiatriques et de seconde ligne. Mis en œuvre par ESTHER et ses partenaires, en collaboration avec le Ministère de la Santé du Bénin, ce projet financé par UNITAID à hauteur de 2 496 329 dollars, se déroulera sur une période de 3 années, dans tous les départements du Bénin.
OBJECTIF DE LA RECHERCHE
1 - OBJECTIF GÉNÉRAL
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, ESTHER recherche des spécialistes de la chaine d’approvisionnement pharmaceutique et du circuit inter-laboratoires afin d’assurer les missions d’appui technique auprès des institutions sanitaires béninoises impliquées dans le projet : la centrale d’achat (CAME), le Programme national de lutte contre le VIH/Sida (PNLS), les laboratoires et les pharmacies hospitalières des sites sélectionnés pour le projet.
2 - OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
Les missions d’appui technique participeront à :
- Améliorer l’approvisionnement en ARV de la centrale d’achat et des entrepôts périphériques jusqu’aux 10 sites de prise en charge des personnes vivant avec le VIH, concernés par le projet.
- Optimiser l’offre de soins pour identifier, traiter et suivre de manière efficiente les PVVIH dans les 10 sites sélectionnés pour le projet.
- Améliorer les systèmes de gestion de données pharmaceutiques et de suivi clinique des patients dans les 10 établissements sélectionnés afin de corréler les commandes aux besoins réels en médicaments.
PÉRIODE COUVERTE PAR L’EXPERTISE RECHERCHÉE
Du 15 Octobre 2011 au 31 Mars 2012
LIEU ET DURÉE
Pays : Bénin
Villes : Cotonou, Natitingou, Parakou
La durée pour la réalisation de l’ensemble des prestations attendues est de 193 homme/jour
ÉLIGIBILITÉ DES CANDIDATS
Le contrat sera conclu avec un prestataire qui démontrera sa capacité à mobiliser et coordonner des spécialistes disposant de bonnes expériences et connaissances des étapes du circuit public d’approvisionnement pharmaceutique, des centrales d’achat à la gestion de la pharmacie hospitalières, des programmes de lutte contre le VIH/SIDA en Afrique de l’Ouest, de la gestion et des examens de laboratoires requis pour le suivi biologique des patients vivant avec le VIH.
Le candidat devra être en mesure de réaliser la totalité de la prestation. Il n’est pas envisagé de diviser la prestation.
Durée prévisionnelle de prestation des experts (en jours ouvrables) Total prestations
Prestations prévues Expertise Pharmaceutique Expertise Laboratoire (homme/ jours)
Travail à Cotonou + Missions de terrain à l’intérieur du pays + aide-mémoire +atelier de restitution 140 22 162
Rédaction des rapports de fin mission 27 4 31
Durée réelle des prestations 167 26 193
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES EXPRESSIONS D’INTÉRÊT
Les manifestations d’intérêt doivent être déposées ou envoyées par mail à l’adresse ci-après, au plus tard le 30 Septembre 2011 à dix-sept heures (heure de Paris) : celine.arnold@esther.fr
CONTACT
Céline ARNOLD
Responsable Médicament , Département Médical et Scientifique, en charge du projet.
ESTHER, Ensemble pour une Solidarité Hospitalière En Réseau
62, bd Garibaldi, 75015 Paris, FRANCE
Tel: 33 (0) 1 53 17 52 14 - Fax: 33 (0) 1 53 17 51 57
Email: celine.arnold@esther.fr
DESCRIPTIF DES PRESTATIONS RECHERCHEES
ESTHER invite les bureaux de consultants qualifiés à manifester leur intérêt pour les prestations de services décrits ci-dessus.
Activités Moyens Juil -Sept T3 2011 Oct - Dec T4 2011 Jan - Mars T1 2012
Objectif spécifique 1 : Améliorer l’approvisionnement en ARV de la centrale d’achat et des entrepôts périphériques jusqu’aux 10 sites de PEC
1.1.1 Rationalisation de la collecte des données de consommation au niveau national
Optimisation du circuit des données (de suivi des patients et d'approvisionnement) et développement d’un manuel de procédures de collecte de données Appui technique (3 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Evaluer l’organisation du circuit de données de patients par protocoles ARVs et de données de dispensation et de distribution après sa première année de mise en place (au niveau des sites de prise en charge du projet, CAME, 2 dépôts, CIPEC et PNLS)
o Identifier les écarts à la procédure de collecte mise en place dans le cadre du Round 5 et les difficultés opérationnelles actuelles à tous les niveaux de la chaine d’information (régularité des rapports, durée de validation, etc)
o Evaluer la qualité des données sur un échantillon de rapports de consommation et de dossiers médicaux
o Vérifier les versions utilisées des outils de collecte et les modèles de rapports à disposition dans les sites de PEC
o Proposer des améliorations du circuit (mise à jour des outils avec intrants du Round 9, etc.) en partenariat avec les acteurs impliqués dans le circuit d’information pharmaceutique
o Elaborer un manuel de procédures formalisant le circuit de données entre les acteurs (CIPEC, CAME, sites PEC, PNLS) à tous les niveaux d’exploitation des données avec des focaux de la CAME, PNLS service approvisionnement.
1.1.2 Soutien à la quantification des besoins
Renforcement des capacités nationales au traitement des données et à la quantification des besoins, en veillant à l'implication de la CAME à tous les niveaux Appui technique (2 semaines) X
Cette mission basée uniquement sur Cotonou consistera à :
o Evaluer la base de données pharmaceutiques (ARV et médicaments IO/IST) du PNLS-services des approvisionnements (qualité de la base de données, complétude, traitement des données)
o Evaluer la méthodologie de quantification utilisée et identifier les difficultés les plus fréquemment rencontrées
o Améliorer l’outil Excel utilisé (automatisation, formules, etc.) en attendant la mise en place de Perfecto® dans le cadre du Round 9 du Fond Mondial pour le VIH/SIDA
o Formaliser la méthodologie de quantification des ARV (référentiel méthodologique)
o Former des acteurs aux outils de collecte et à la méthodologie de quantification formalisée en fin de mission du consultant afin de renforcer les compétences des acteurs de terrain
Soutien à la mise en place de la quantification des besoins et de l'approvisionnement en réactifs et consommables de laboratoire Appui technique (2 semaine) X
Cette mission basée uniquement à Cotonou consistera à :
o Evaluer l’organisation du circuit de données de consommation et de distribution des intrants de laboratoires VIH (laboratoire des sites PEC, PNLS, CIPEC et LNS)
o Identifier les écarts à la procédure et les difficultés opérationnelles (régularité des rapports, durée de validation, etc.)
o Evaluer la qualité des données sur un échantillon de rapports de consommation et de distribution des laboratoires de la zone du projet, du laboratoire national et du PNLS/LNS
o Vérifier les versions utilisées des outils de collecte de données et les modèles des rapports d’approvisionnement dans les laboratoires des sites de prise en charge sélectionnés
o Evaluer la base de données des consommations d’intrants de laboratoires du PNLS, unité laboratoire
o Evaluer les modalités de quantification utilisées par laboratoire et au niveau central et identifier les difficultés les plus couramment rencontrées
o Proposer des améliorations quant au circuit et aux procédures de quantification avec un plan d’action concerté avec les acteurs béninois impliqués
o Proposer des améliorations relatives aux méthodologies de quantification des intrants de laboratoires (et un référentiel méthodologique)
1.1.3 Mise en place d'un plan coordonné
Soutien à la mise en place d'un plan national des approvisionnements en concertation avec les partenaires Appui technique (2 semaines) X
Cette mission basée uniquement à Cotonou consistera à :
o Analyser les raisons qualitatives des ruptures de stock en ARV au niveau central sur les trois dernières années
o Identifier les différents PTF impliqués dans l’acquisition des ARV au Bénin
o Revoir les modalités fonctionnelles du comité national d’approvisionnement
o Définir et proposer le mode opératoire du sous- comité technique et ses membres
o Faciliter l’atelier de validation de ce mode opératoire avec le PNLS
o Lister les informations nécessaires pour réaliser le plan national d’approvisionnement en ARV
o Accompagner l’écriture du rapport définissant le plan national d’approvisionnement en ARV
o Faire des recommandations pour la conduite des prochaines rencontres du comité
1.2.1 Renforcement de la CAME pour la gestion des intrants pharmaceutiques des programmes spécifiques
Evaluation des capacités gestionnaires actuelles de la CAME, notamment de l'UGPS et des dépôts de Parakou et Natitingou Appui technique Expert (6 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Evaluer le système d’assurance qualité de la CAME
o Evaluer le fonctionnement de l’UGPS : rôle et responsabilités de l’Unité, organisation, personnel (identification des besoins en renforcement de capacités), zones et conditions de stockage actuelles, chaîne de froid, équipements (identification des besoins en équipements), procédures opérationnelles (établir un manuel de procédures spécifiques à l’UGPS s’il n’en existe pas un), contrôle qualité des médicaments, gestion des ARV et médicaments des IO/IST, outils de gestion, système de distribution (conditions de transport, procédures et mesures à respecter pour les expéditions, enregistrement des expéditions, traçabilité)
o Etablir les critères de mesure de performance des fonctions logistiques de la CAME, notamment le respect des délais de livraison, la disponibilité des produits dans les établissements sanitaires, la réduction des pertes dues à la péremption
o Réviser les indicateurs de performance de la CAME et les compléter si nécessaire
o Evaluer la performance de l’UGPS pour le VIH-SIDA
o Evaluer le fonctionnement et la performance des dépôts de Parakou et Natitingou pour le VIH-SIDA
o Identifier les besoins en renforcement de capacités gestionnaires au niveau central et régional
o Identifier les besoins en équipements
o Formuler un plan stratégique d’intégration des intrants de laboratoires gérés par le PNLS à la CAME
o Formuler un plan d’action pour la mise en œuvre des recommandations aux niveaux central et régional
Renforcement des capacités des dépôts régionaux (organisation des dépôts et liens fonctionnels avec la CAME) Appui technique Expert (2 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Appuyer techniquement les dépôts régionaux de la CAME basés à Natitingou et Parakou en fonction des précisions issue de l’évaluation des besoins de le CAME et de ces entrepôts et du plan d’action défini au préalable lors de la mission de consultance précédente
o Les termes de références seront à préciser au regard de l’évaluation réalisée au préalable
1.2.2 Soutien à l'amélioration de l'efficacité du système de stockage et de distribution de la CAME : mise à jour et rationalisation des procédures
Elaboration et diffusion de procédures de bonnes pratiques de stockage et distribution (Assurance Qualité) Appui technique Expert (1 semaine) X
Cette mission consistera à :
o Appuyer techniquement la CAME et les dépôts régionaux en fonction des précisions issues de l’évaluation des besoins de le CAME et des dépôts régionaux et du plan d’action défini au préalable visant à améliorer les conditions de stockage
o Les termes de références seront à préciser au regard de l’évaluation réalisée au préalable
Rationalisation de l'organisation de la distribution vers les centres (fréquence, planification des tournées, gestion des flux) Appui technique Expert (2 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Appuyer techniquement la CAME et les dépôts régionaux en fonction des précisions issues de l’évaluation des besoins de le CAME et des dépôts régionaux et du plan d’action défini au préalable visant à améliorer le dispositif de distribution.
o Les termes de références seront à préciser au regard de l’évaluation réalisée au préalable
1.3.1 Mise en place d'un outil informatisé de gestion des stocks et d’administration des ARV
Évaluation et sélection d'un outil informatisé de gestion des stocks et l’administration des ARV Appui technique (3 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Revoir les fonctionnalités des logiciels de la facilité de la programmation des intrants au développement de rapports de dispensation et de patients répartis par protocoles
o Etudier les avantages et les contraintes de mise en place du logiciel, des mises à jour et des moyens de sauvegarde des données et de maintenance (d’un point de vue pratique et financier)
o Comparer les niveaux de compétences informatiques nécessaires pour l’utilisation du logiciel
o Analyser l’application du logiciel à la gestion de tout intrant (logiciel non vertical)
o Formuler des recommandations
Objectif spécifique 2 Optimiser l’offre de soins pour identifier, traiter et suivre de manière efficiente les PVVIH dans les 10 sites sélectionnés pour le projet
2.1.3 Soutien à la définition et à la mise en œuvre de mécanismes d’acheminement des prélèvements et du retour des résultats jusqu’aux bénéficiaires
Aide à la définition des modalités d’acheminement et de retour des résultats et des besoins Appui technique (2 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Evaluer la qualité de l’acheminement et de retour des résultats d’examens de laboratoires entre les services de prélèvements et le (les) laboratoires d’analyse, puis entre les laboratoires d’analyse et les services de prescription où sont rendus les résultats aux PVVIH (accent tout particulier sur le diagnostic précoce des enfants infectés par le VIH, CD4, charge virale, etc)
o Identifier les goulots d’étranglements et les contraintes opérationnelles expliquant les dysfonctionnements existants entre les laboratoires et les services cliniques, ou entre le laboratoire national et les services de prise en charge (transport des échantillons, equipement, ressources humaines, compétences technique, support d’information)
o Formuler des recommandations opérationnelles pour améliorer le dispositif existant
2.1.4 Soutien à la définition et à la mise en œuvre d’une stratégie nationale d’assurance qualité des laboratoires
Aide à la définition d'un système d'assurance qualité en biologie et immunologie + virologie Appui technique (2 semaines) X
Cette mission consistera à :
o Evaluer le dispositif, les moyens et les outils existant permettant le suivi de la qualité des examens de laboratoires effectués et de la (accent tout particulier sur le diagnostic précoce des enfants infectés par le VIH, CD4, charge virale, etc)
o Identifier les problèmes prioritaires impactant la qualité du dépistage et du suivi biologique et virologique des PVVIH
o Formuler des recommandations opérationnelles quant à la définition des rôles et des responsabilités des acteurs en charge de l’assurance qualité des examens de laboratoires, sur l’organisation, sur la méthodologie et les outils à employer
Objectif spécifique 3 : Améliorer les systèmes de gestion de données pharmaceutiques et de suivi clinique des patients dans les 10 établissements sélectionnés afin de corréler les commandes aux besoins réels en médicaments
3.1.1 Formation à la méthodologie de la quantification dans les centres
Revoir, améliorer et harmoniser les outils de quantification Expert (international) 2 semaines X
Cette mission consistera à :
o Collecter et revoir les outils utilisés pour la quantification des ARV dans les sites de prise en charge et au niveau central (PNLS)
o Evaluer la qualité des outils et des données complétées
o Identifier les limites des outils et les besoins de formation du personnel des pharmacies, des superviseurs et du personnel traitant les données centralisées.
MODALITES DE PARTENARIAT
Le prestataire collaborera avec le Département Médical et Scientifique d’ESTHER en charge du suivi des prestations techniques et le Département Projets d’ESTHER, en charge de la coordination et du bon déroulement des activités réalisées dans les pays d’intervention.
RAPPORT
Un rapport de mission regroupant l’ensemble des résultats attendus (description, analyses, recommandations, référentiels, etc) est attendu systématiquement au terme d’une mission de terrain.
Un aide-mémoire est à présenter au Bénin lors de l’atelier de restitution prévu en fin de mission avec les éléments essentiels de la problématique et des analyses, des rencontres, des recommandations pour action, et des référentiels.
Une rencontre trimestrielle se tiendra entre le Responsable Médicaments du Département Médical et Scientifique d’ESTHER, le Responsable des Activités Pharmaceutiques ESTHERAID du Département Projets d’ESTHER et le(s) prestataire(s) sélectionné(s) pour un suivi global de la prestation.
INFORMATION REQUISE DU POSTULANT
Dans le cadre de cette recherche, la documentation demandée aux postulants est détaillée ci-dessous :
• Lettre d’intérêt
• Expérience du prestataire dans les domaines d’expertise recherchée et dans l’exécution de contrats analogues
• Confirmation de la disponibilité du prestataire et de ses compétences (CV des consultants pressentis pour les prestations demandées et références principales, si le prestataire est un bureau d’étude)
• Suggestions éventuelles concernant la programmation des missions proposées
• Chronogramme décrivant le déroulement des prestations proposées
• Le budget envisagé pour ces prestations de service selon les informations suivantes :
o Honoraires HT (incluant la rédaction d’un rapport) par mission proposée
o Les frais de missions incluant :
Le per diem
Le voyage
Le transport local pour les missions en dehors de Cotonou
MÉTHODOLOGIE
La méthodologie qu’envisage de suivre le prestataire est libre. Elle devra néanmoins être détaillée dans le rapport à soumettre.
CRITÈRES DE SÉLECTION DU PRESTATAIRE
L’appréciation du prestataire reposera sur les considérations suivantes :
• son expérience dans le domaine pharmaceutique et du circuit inter-laboratoires (20%),
• la séniorité et l’expérience du ou des experts présentés pour les missions requises (20%)
• la connaissance de la problématique pharmaceutique et inter-laboratoire au Bénin (10%)
• la capacité de réponse et de gestion du prestataire dans les délais impartis (20%)
• la compétitivité financière de la prestation (30%)