[remerciements à CR pour cette traduction ultra-rapide.CB]
2. NEWS: le BIG rapporte des faiblesses dans la revue de la gestion des
achats et des
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + +
Des faiblesses lors de la revue des accords dans la gestion des fournitures
peuvent faire courir des risques sans nécessité et inacceptables aux dons du
Fonds Mondial. Telle est l'une des conclusions d'un rapport d'audit délivré
en avril 2010 par le Bureau de l'Inspection Générale BIG du Fonds.
Dans son rapport de 79 pages, "Analyse des revues des accords pour la
gestion des achats et des fournitures par les dons du Fonds" le BIG dit
avoir entrepris cet audit pour les raisons suivantes:
les fournitures de médicaments et de produits connexes représente 40 à 50%
des dépenses totales des dons du Fonds, et des sommes significatives sont
dépensées pour leur transport;
L'évaluation de cinq ans du Fonds Mondial soulève des questions sur les
normes de supervision des achats et des fournitures;
les audits des pays entrepris par le BIG révèle des faiblesses courantes
dans la capacité de la gestion des achats et des fournitures et dans les
systèmes au niveau national; et beaucoup d'agences considèrent que les achats
dans le secteur du développement sont l'une des activités les plus
facilement sujettes à la corruption.
De plus, le BIG ajoute que son bureau a reçu de nombreuses plaintes au sujet
des achats, et que certains dons ont été arrêtés en partie à cause
d'irrégularités survenues dans les achats.
Le BIG déclare que ses audits mettent en évidence les problèmes suivants
très répandus:
De pauvres prévisions de médicaments et de matériels de la santé;
Des spécifications techniques de faibles qualités pour les achats;
L'absence ou la faiblesse des politiques et des procédures d'achats;
Des prix élevés;
La mauvaise performance des agences d'achats externes;
Une mauvaise gestion des stocks;
Des conditions de stockage et de transport mauvaises au niveau national ou
local;
des ruptures de stock et des péremptions passées;
La faiblesse du plan d'achat se traduisant par des achats en urgence;
des supports informatisés inadéquats.
Pour le BIG, ces faiblesses "montrent que les accords de supervision du
Fonds Mondial ont failli mettre en évidence les risques encourus et les
réduire" et que par conséquent le BIG ne peut garantir pour l'instant que
les accords d'achats fonctionnent correctement dans les pays audités.
Les Principaux Bénéficiaires PB ont toute la responsabilité d'entreprendre
les achats dans le cadre du Fonds. Le rôle du Fonds s'est surtout concentré
sur l'établissement de politiques et l'aide aux pays à interpréter ces
politiques. Le Fonds fournit aussi une supervision limitée des processus
d'achats et de fournitures pour garantir qu'ils sont faits en toute
transparence, neutralité, objectivité et efficience.
Dans le système du Fonds, le Bureau, le Secrétariat, les mécanismes de
coordination nationaux MCN et les Agents Locaux du Fonds ALF ont tus un rôle
à jouer dans la supervision des achats, ainsi que certaines autorités
locales de la réglementation du médicament. Dans son rapport, le BIG
relatent les observations suivantes à propos de ces acteurs:
PB. Les agents d'achats sont sélectionnés par le Principal Bénéficiaire
quand les capacités de gérer les achats du Principal Bénéficiaire sont
limitées. Cependant les responsabilités contractuelles de la gestion des
achats restent du domaine du Principal Bénéficiaire selon les termes de
l'accord du don. La plupart des Principaux Bénéficiaires n'ont pas la
capacité d'établir un contrat, de le gérer et d'évaluer les capacités de
l'agent d'achats.
MCNs. les MCNs ont parfois proposés le Principal Bénéficiaire qui ne
correspond pas aux critères de capacité de la gestion des achats; et alors,
une fois que la mise en route du programme est faite, les MCNs n'ont pas la
vision adéquate nécessaire qui leur permettrait de détecter les problèmes
émergents. De plus, beaucoup de MCNs n'ont pas fait suffisamment attention à
leur rôle dans le renforcement de la coordination des activités d'achats
entre le Principal Bénéficiaire, les malades et les programmes financés par
d'autres donateurs.
ALFs. Le rôle de l'ALF par rapport aux activités d'achats est clairement
défini, mais beaucoup d'entre eux rencontrent des difficultés à remplir leur
mission par manque de maîtrise de la fonction d'achats. Ils dépendent de
consultants qui vont et viennent. Si les consultants ne peuvent se rendre
dans le pays pour entreprendre l'évaluation, cette dernière est réalisée par
"desk review" (analyse sur papier) - mais cette analyse ne permet pas au
consultant de vérifier certaines des informations fournies par le Principal
Bénéficiaire. En outre, le suivi périodique de l'ALF ne couvre pas toujours
les activités d'achats (sauf en Amérique Latine et aux Caraïbes, où les ALFs
doivent une fois par an évaluer la mise en place d'un échantillon
d'activités d'achats entreprise par chaque Principal Bénéficiaire de la
région).
Autorités Nationales. L'audit du pays entrepris par le BIG montre que ces
autorités réglementaires nationales sont peu engagées avec le Fonds Mondial,
et à moins d'un renforcement de leur capacité, elles ne peuvent fournir une
supervision efficace de ces programmes.
Secrétariat du Fonds Mondial. La supervision des achats par le Secrétariat
du Fonds Mondial est l'affaire du Country Team Approach CTA (l'équipe locale
d'approche) où les gestionnaires du portfolio du Fonds GPF demandent l'avis
de l'équipe des conseils techniques ECT, c-à-d les Services Consultatifs de
la Gestion des Médicaments, Suivi et Evaluation, unité financière et légale,
qui appuient leurs décisions. Mais les GPF n'ont pas obligation de demander
ni de tenir compte de ces avis. Il n'existe pas non plus de mécanisme
permettant de s'assurer de la mise en place d'actions à la suite des
conseils du comité consultatif. Après le CTA, si on n'a pas atteint de
consensus, la question va au directeur de l'unité de programme du pays
concerné, qui décide en consultation avec le directeur du cluster des
programmes (Director of the Country Programs Cluster). Le comité consultatif
n'intervient pas à ce stade. Ce qui sape les contrôles mis en place par le
CTA. L'Unité de Gestion Pharmaceutique fournit une revue des achats en
développant les politiques et en assistant les pays dans l'interprétation de
ces politiques. Les Services Consultatifs de la Gestion des Médicaments, qui
font partie de l'Unité de Gestion Pharmaceutique, n'emploient que 8
personnes, ce qui affecte négativement sa capacité à aider 140 programmes
nationaux.
Voici les commentaires du BIG sur certains mécanismes prévus p
our assister les achats:
Prix et Mécanismes de Rapport sur la Qualité MRQ. Alors que MRQ suivent les
prix et les fournisseurs de quelques produits seulement, ils n'ont pas de
base de données complète pour établir leur décision. On n'a pas la preuve
que les questions relatives à la qualité notées par les MRQ sont suivies et
résolues selon les politiques du Fonds Mondial. On n'a pas la preuve que les
informations des MRQ sont communiquées au Principal Bénéficiaire, et le
Secrétariat est confronté à des défis sur ce point. Sur le papier, il est
prévu qu'en cas de non fourniture des ce s informations, les débours seront
arrêtés. Et pourtant, les audits de pays conduits par le BIG montrent que
des Principaux Bénéficiaires qui n'avaient pas fourni ces informations ont
continué à recevoir des débours. L'efficacité des MRQ est aussi réduite du
fait de la petite sélection des articles de la santé qu'ils suivent.
Plans d'Achats. Le Principal Bénéficiaire est supposé fournir un plan
d'achats avant la signature du don, mais il apparaît que ce critère est
souvent différé. En fait, dans un échantillon de 16 pays sélectionné pour
l'analyse du BIG, un seul a vu la signature du don survenir après avoir
préparé son plan d'achats. Quand le plan d'achats est différé, le Fonds
Mondial laisse passer une occasion de répondre d'emblée à des problèmes qui
potentiellement peuvent affecter la mise en place du programme dans les
temps. Et une fois que la mise en route du don est en route, il n'existe
pas de mécanisme pour garantir que le Principal Bénéficiaire respecte les
politiques de gestion des achats stipulées dans le don et dans le plan
d'achats.
Assistance Technique. Dans de nombreux cas, le développement de la capacité
a été fragmenté et réduit à renforcer la capacité du Principal Bénéficiaire
à respecter quelques procédures, au lieu de répondre à des problèmes
structurels systémiques. Dans d'autres cas, les programmes de développement
de la capacité ont concernés seulement la gestion des achats à de bas
niveaux (comme améliorer la compétence technique individuelle). Cela ne
répond pas à des questions d'ordre fondamental de la gestion des achats, et
parfois, ne se traduit pas en amélioration pérenne de l'environnement global
du contrôle des achats.
Le BIG a aussi fait les observations suivantes:
Des systèmes de gestion de la chaîne des achats inefficaces ont résulté en
des prévisions problématiques, en ruptures de stock et en produits expirés.
Absence de politique pour réglementer la sélection et l'emploi d'agents
d'achats extérieurs.
Alors que les termes "conditions precedent" (CPs) apparaissent souvent dans
les contrats de dons en réponse au manque de capacité identifiés lors des
évaluations par les ALF, il n'y a pas de politiques au sein du Fonds Mondial
pour réglementer la mise en place de ces "conditions". Ce qui veut dire
qu'on peut passer ces "conditions" sans chercher à répondre au problèmes
qu'elles devraient modérer.
Le BIB note qu'en ce moment le Fonds mondial est en train de développer
plusieurs initiatives, qui, une fois mises en place, devraient renforcer la
fonction de supervision des achats. Elles prévoient l'établissement par le
Bureau d'un Comité de suivi de la dynamique des marchés et des produits
ad-hoc (Market Dynamics and Commodities Ad-hoc Committee) qui suivra les
activités spécifiques aux achats; le suivi du tableau de bord des MCN, qui
attirent l'attention sur les achats dans leur fonction de supervision; la
revue des documents de suivi des progrès et des débours (Progress Update and
Disbursement Report PU/DR) employés par les ALF pour y inclure, entre autres
choses, un rapport relatif à la gestion des achats; et l'introduction d'un
profil du pays par l'Unité de Gestion Pharmaceutique.
Le rapport d'audit contient 17 recommandations sur la façon de le Fonds
Mondial peut répondre aux problèmes soulevés par le BIG. Certaines d'entre
elles, comme les deux suivantes, soulève des questions qui peuvent toucher
le principe même du fonds de respecter le droit souverain du pays:
Le Fonds Mondial devrait se poser la question du bénéfice qu'apporterait un
rôle plus actif de sa part à décider, ou à mobiliser les partenaires du
développement, au niveau mondial ou local pour résoudre des questions
d'achats, même si c'est au prix de devoir faire fléchir le principe qui veut
que le Fonds est une unité "financière, c'est tout".
Le Secrétariat du Fonds Mondial devraient prendre des mesures qui
permettront de suivre les activités d'achats du Principal Bénéficiaire, en
respect des termes de l'accord de don, du plan d'achats approuvé et des
procédures du Fonds Mondial.
Le BIG ajoute qu'il faut débattre de savoir si une supervision élargie des
achats au niveau du pays n'entrerait pas en conflit avec le modèle du Fonds
Mondial. La question qu'il faut se poser est de savoir jusqu'où peuvent
aller les structures de supervision des achats établies par le Fonds Mondial
sans piétiner l'engagement de son mandat de mécanisme de financement et sans
interférer avec les obligations du Principal Bénéficiaire et des services
des achats.
Le Secrétariat du Fonds Mondial a accueilli favorablement ces
recommandations, déclarant qu'il en était d'accord (en tout ou partie, c'est
selon), et que beaucoup d'entre elles font déjà partie du plan d'actions de
2010 du Secrétariat.