Chers collègues,
Le Bureau de l'UNICEF Togo est à la recherche d'un (e) Consultant (e) ou
une Firme International pour l'Appui à la mise en conformité des locaux et
équipements avec les bonnes pratiques de distribution pharmaceutique du
Siège de la CAMEG - Togo.
Les Consultants ou firmes intéressés sont priés d'envoyer leurs offres aux
adresses suivantes : lome@unicef.org, ngkanziza@unicef.org,
kabalo@unicef.org avec la mention « Appui à la mise en conformité des
locaux et équipements avec les bonnes pratiques de distribution
pharmaceutique du Siège de la CAMEG Togo » au plus tard le 15 août 2013.
Les dossiers de candidatures doivent comprendre:
· une offre technique
. une offre financière
· un CV et P11 (Le formulaire P11 peut être téléchargé sur le lien
http://www.unicef.org/french/about/employ/files/P11.doc.)
Vous trouverez ci-dessous, les termes de référence pour plus de détails.
Nous comptons sur votre habituelle collaboration pour une large diffusion
de cette consultation.
Meilleures salutations.
Mamadou TOURE
Sr. Human Resources Assistant
Unicef WCARO - Dakar
Tel. : Office (221) 33 869 76 25
Mobile1 (221) 77 654 40 07
E-mail : matoure@unicef.org
macitou@yahoo.fr
???
Recrute pour le compte de la CAMEG-TOGO
Titre : Appui à la mise en
conformité des locaux et équipements avec les bonnes pratiques de
distribution pharmaceutique du Siège de la CAMEG - Togo
Type de contrat : Contrat de consultant individuel ou
Institutionnel (international)
Période de la consultation : Septembre 2013 à juin 2014 réparties en 3 phases
Date de clôture : 15 août 2013
1 Contexte
Le gouvernement togolais, en partenariat avec les bailleurs de fonds bilatéraux et
multilatéraux, a opté pour la création d¹une centrale d¹achat de
médicaments essentiels évoluant dans un cadre associatif et assurant une mission de
service public avec une gestion de type privé. Cette volonté fut concrétisée par la
création en 1998 de la Centrale d¹Achat de Médicaments Essentiels et
Génériques (CAMEG-TOGO), association à but non lucratif régie par la loi du 1er
juillet 1901 sur les associations. La convention signée le 30 septembre
2010 avec le Gouvernement du Togo, confie à la CAMEG-TOGO une mission de service
public qui consiste à assurer l¹approvisionnement
en produits pharmaceutiques essentiels des formations sanitaires publiques
et privées à but non lucratif, au meilleur prix et dans le respect des normes
de qualité en vigueur.
Dans le cadre de la mise en ¦uvre des projets
du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme
(FM), en l¹occurrence le projet SIDA Round 8 et le projet Paludisme Round 9, la
CAMEG-TOGO a bénéficié d¹un renforcement de ses capacités de stockage, à
travers des travaux de réhabilitation de l¹un des magasins centraux de
près de 1500 m2 (magasin M301). Toutefois, à l¹issue des travaux, quelques non
conformités aux Bonnes Pratiques de Distribution (BPD) pharmaceutiques en
vigueur[1] <#_ftn1> ont
été identifiées, rendant inadéquat le magasin pour le stockage d¹intrants
pharmaceutiques. Rappelons que le manque d¹expertise technique pour
l¹évaluation des besoins, de même que l¹insuffisance des fonds budgétisés
sur les projets en sont les principales causes. De plus, l¹implantation
générale des multiples bâtiments ainsi que l¹agencement des différentes zones de
réception, stockage, distribution et administratives de la CAMEG-TOGO se
révèle inadapté, pour remplir efficacement sa mission selon les référentiels en la
matière.
C¹est dans ce contexte qu¹un appui est
sollicité auprès des partenaires pour mettre à disposition une expertise
relative au stockage et à la distribution de produits pharmaceutiques (et équipement
logistique industriel), qui proposera des mesures correctrices afin de
rendre le magasin conforme et rapidement opérationnel. Il sera également demandé à
l¹expert de faire une étude de l¹implantation des magasins, locaux et
zones de la CAMEG qui produira des recommandations à plus ou moins long terme.
2 Problématique
La CAMEG-TOGO assure le stockage des intrants
pharmaceutiques VIH et antipaludiques dans le cadre des subventions du FM
depuis 2004 à travers les magasins de son siège et les dépôts
pharmaceutiques
régionaux (DPR) de Tsévié, Atakpamé, Sokodé, Kara et Dapaong. La signature
de nouvelles subventions de même que l¹augmentation des cibles à atteindre
sur les projets ont pour conséquence l¹insuffisance des capacités de stockage est
devenue une contrainte, conduisant le ministère de la santé (MS) à
demander et
obtenir dans le cadre de la première phase de la subvention de la série 8
VIH/Sida (2009-2012), un budget de 170.520.923 FCFA pour la réhabilitation
d¹un magasin central au siège de la CAMEG et un budget de 54.143.899 FCFA pour
celle des locaux de stockage dans les 5 DPR. Un budget additionnel de 34.369.715
FCFA a pu être mobilisé pour compléter les travaux du magasin central sur la
subvention de la série 9 Paludisme (2011-2013).
Au cours des travaux au niveau du magasin
central, plusieurs contraintes ont été mises à jour, entre autres : (i) le
cahier des charges initial a été élaboré sans tenir compte du référentiel
des BPD
pharmaceutiques ; (ii) le budget initial se révèle insuffisant pour couvrir
les coûts estimés des travaux de correction « des non-conformité
pharmaceutiques »
identifiées au fur et à mesure. En l¹absence d¹une expertise en équipement
logistique industriel, les spécifications techniques des travaux de
finition (signalétique au sol et aux murs, zoning des étagères, document de
sécurité, etc.) restent encore à être définies.
Parallèlement, la CAMEG-TOGO a fait réaliser en 2012, une étude de génie
civil présentant un plan de masse du site de son siège, issu du patrimoine
de l¹ex-TOGOPHARMA. Cette étude de génie civil, complétée par une étude
d¹état des lieux pharmaceutique également réalisée en 2012[2] <#_ftn2>, a
fait ressortir que le site du siège est « inadapté aux besoins d¹une
centrale d¹achats et rend difficile le
respect des BPD » : vétusté des locaux du site, répartition
géographique inadéquate des magasins et des bureaux sur le site,
équipements de manutention vétustes et insuffisants, etc. La
recommandation de l¹état des
lieux pharmaceutique est de construire un nouveau magasin sur un autre site
selon les normes internationales, en respect des BPD. En attendant, la
direction générale a retenu l¹option de faire élaborer un plan directeur
d¹exploitation du site actuel du siège avec un appui à l¹ingénierie, afin
De s¹assurer de la conformité du plan aux besoins d¹une Centrale d¹Achats
(fonctionnalité de l¹ensemble, environnement extérieur adapté à une
Meilleure gestion des flux, etc.).
La CAMEG et la direction des pharmacies, laboratoires et équipements
techniques (DPLET) ont saisi l¹opportunité de la mission d¹état des lieux
pharmaceutique du site du siège de la centrale pour procéder à une
harmonisation des pratiques d¹évaluation en vue de conduire la même étude
Au niveau des dépôts pharmaceutiques régionaux (DPR)[3] <#_ftn3>. Cela
a été possible avec l¹appui technique et financier du projet d¹appui à la
gestion des ressources humaines en santé et du médicament (PAGRHSM)
financé par
l¹Agence Française de Développement (AFD). Pour rappel, le projet
intervient au
niveau de la CAMEG-TOGO sur 3 axes : (i) l¹appui à l¹intégration des DPR
de Tsévié, Sokodé et Dapaong au réseau de la CAMEG, (ii) l¹audit des
Ressources humaines et le plan social, (iii) l¹appui à la fonction
commerciale.
L¹évaluation pharmaceutique a concerné tous les dépôts régionaux, relevant
Ou non de la CAMEG. Elle a permis d¹aboutir en avril 2013 à la définition
d¹un
« plan-type » d¹une pharmacie régionale d¹approvisionnement (PRA). A
partir du plan-type appliqué aux sites existants, un dossier de
Réhabilitation des DPR a été élaboré, tout en tenant
compte des travaux d¹extension en cours financés par le FM, en vue d¹une
mise en conformité des locaux et équipements avec les BPD pharmaceutiques,
avec
Notamment une augmentation des capacités de stockage atteignant entre 250
et 350 m3
selon la PRA. L¹expert devra donc considérer le cahier des charges de ces
PRA CAMEG dans l¹élaboration du schéma directeur d¹exploitation du magasin
Central de la CAMEG-TOGO.
3 Objectifs de l¹expertise
3.1 Objectif général
L¹objectif général de la mission est d¹apporter un appui pharmaceutique et
logistique à l¹ingénierie pour l¹identification
des travaux de mise en conformité pharmaceutique au site du siège de la
CAMEG-TOGO. L¹enjeu est la sécurisation du patient en minimisant les
risques de
dégradation des produits qui pourrait survenir si les magasins ne sont pas
Aux normes.
3.2 Objectifs spécifiques
3.2.1 Identifier les éléments
de mise en conformité pharmaceutique du magasin central M301 Il s¹agit de :
-s¹assurer du respect des conditions de conservation pharmaceutiques des
produits (qualité du
médicament) d¹une part et d¹autre part de la sécurité du personnel
travaillant
au sein de ce magasin,
-améliorer la productivité au sein de ce magasin en mettant en place un
circuit de manutention
pharmaceutique adapté.
A cet effet, dans le magasin central M301 en cours de réhabilitation
sur financement du FM, il faudra :
-identifier et chiffrer les éléments techniques pour
(i) l¹isolation thermique du plafond, (ii) les extracteurs d¹air, (iii) le
renforcement du système de climatisation mis en place dans un compartiment,
(iv) le système à mettre en place pour la gestion de la température et de
l¹humidité sur l¹ensemble du magasin ;
-identifier la signalétique au sol et aux
murs : affiches à réaliser, plan d¹affichage, peinture au sol et au mur ;
-proposer un zoning du magasin (plan d¹adressage
des étagères) ;
-faire des recommandations sur le système de
sécurité incendie interne au magasin ;
-identifier et chiffrer tout autre élément
technique nécessaire à la mise en conformité du magasin ;
-faire la liste de la documentation technique à
constituer pour le magasin ;
-proposer les procédures de l¹organisation des
flux dans le magasin ;
-identifier le besoin en matériel de manutention
adapté ;
-identifier les formations à mettre en ¦uvre pour
que le personnel soit en mesure d¹utiliser pleinement les capacités du
magasin.
3.2.2 Faire le contrôle technique de la mise en ¦uvre opérationnelle des
travaux complémentaires sur le
magasin central
-élaborer un plan de mise en ¦uvre des travaux et
un calendrier d¹intervention de l¹expert en fonction des jalons identifiés
-élaborer un plan de maintenance du magasin.
3.2.3 Elaborer le schéma directeur
d¹exploitation du site du siège de la CAMEG-
Procéder à une analyse technique (pharmaceutique
et logistique) des locaux et équipements du site actuel de la CAMEG-TOGO;
-
donner un avis technique sur le plan de
sécurisation incendie proposé ;
-proposer un schéma directeur d¹exploitation du
site respectant les BPD, particulièrement en matière de gestion des flux
matière et d¹équipement de stockage et manutention qui comprendra, outre
une explication technique, un plan de masse présentant les différents
magasins
et locaux administratifs avec des propositions d¹implantation des zones
requises par les BPD, selon la logique de flux des produits
pharmaceutiques au
sein de l¹établissement, et des propositions de construction, de
réhabilitation, d¹aménagement des voies de circulation, de valorisation de
l¹environnement pour l¹accueil client, l¹amélioration des conditions de
travail,
-faire une estimation financière pour la mise en
¦uvre du schéma directeur d¹exploitation du site.
3.2.4 Donner un avis technique sur le plan-type d¹une PRA
-visiter un ou deux dépôts pharmaceutiques régionaux ;
-donner un avis technique sur le plan-type d¹une
PRA.
4 Résultats attendus
A la fin de la mission, un rapport est disponible en
français, détaillant les éléments suivants :
4.1 Pour le magasin central M301 en cours de réhabilitation, -
un cahier de charges et un budget sont élaborés pour
la mise en conformité pharmaceutique du local : éléments techniques pour
l¹isolation thermique du plafond, l¹installation d¹extracteurs d¹air, le
renforcement du système de climatisation mis en place, le système à mettre
en
place pour la gestion de la température et de l¹humidité sur l¹ensemble du
magasin, la signalétique au sol et aux murs, le zoning du magasin, la
sécurité
incendie du magasin, etc.
-la liste de la documentation technique à constituer pour le magasin est
disponible ;
- une proposition d¹organisation des flux est disponible ;
- les spécifications techniques du matériel de manutention adapté sont
élaborées ;
-les formations à mettre en ¦uvre pour le personnel qui sera déployé au
magasin sont identifiées ;
-une proposition de plan de mise en ¦uvre des travaux est disponible ;
-le contrôle des travaux par l¹expert pharmaceutique est effectif ;
-un plan de maintenance du magasin est disponible.
4.2 Schéma directeur d¹exploitation du site du siège de la CAMEG-
un schéma directeur d¹exploitation du site est disponible, accompagné d¹un
rapport motivant les choix proposés par l¹expert et d¹un budget.
-des recommandations précises sont formulées à l¹attention de la CAMEG
dans une vision à moyen-terme.
4.3 Avis technique sur le plan-type d¹une PRA
- un avis technique sur le plan-type d¹une PRA est
disponible.
-des recommandations précises sont formulées à
l¹attention de la CAMEG dans une vision à moyen-terme.
5 Calendrier prévisionnel
Septembre 2013 à juin 2014 en 3 phases (prévision de 4 mois pour
finalisation des travaux et de 3 mois pour conduire la procédure de
passation
de marchés selon le code national pour les travaux complémentaires) :
1ère phase de 10 jours ouvrables : mission de diagnostic et
d¹élaboration du schéma directeur d¹exploitation du site au Togo ; le
rapport de mission comportera 3 parties : (i) les constats et les
recommandations relatives au magasin central, (ii) le schéma directeur
d¹exploitation du site et les recommandations dans une vision à
moyen-terme,
(iii) l¹avis technique sur le plan-type d¹une PRA ;
-2ème phase de 40 heures travaillées: accompagnement à
distance de la mise en ¦uvre des recommandations de la mission de
diagnostic : validation du cahier de spécifications techniques des travaux
complémentaires nécessaires pour la mise aux normes du magasin central et
conseils
dans l¹exécution des travaux ;
-3ème phase d¹une semaine : visite terrain pour la
validation des travaux effectués en vue du démarrage de l¹utilisation du
site
du magasin central.
6 Profil des experts
L¹expertise requise pourra être
apportée par un ou plusieurs experts présentant les compétences
suivantes :
-Etre titulaire d¹un doctorat en pharmacie et d¹une
spécialisation en logistique de distribution pharmaceutique ;
-Disposer d¹au moins 10 ans d¹expérience
professionnelle dans la mise en place de système d¹assurance qualité
pharmaceutique dans la distribution ou l¹industrie pharmaceutique ;
-Avoir une expérience significative (au moins
cinq ans) en matière d¹aménagement et d¹équipement ou d¹exploitation d¹une
infrastructure industrielle, idéalement spécialisée en logistique de
produits
de santé.
-Avoir de l¹expérience en évaluation-audit
qualité des établissements pharmaceutiques de distribution en gros et/ou
d¹une
centrale d¹achat en produits pharmaceutiques ;
-Excellente capacité à interagir en milieu
multiculturel et à communiquer oralement et par écrit ;
-Excellente maîtrise du français et de l¹anglais parlés et écrits.
7 Ressources disponibles
Rubrique
Imputation
1.Prise en charge de l¹expert : billet d¹avion, honoraires, perdiem
Partenaires
2.Accommodations : bureau, imprimante,
fournitures de bureau, transport à Lomé et visite d¹un dépôt régional
CAMEG-TOGO/financement FM
3.Matériel de travail : ordinateur portable,
clé USB, disque dur externe
Expert
4.Personnes-ressources :
-Dr TAKOUDA Victoire, Chef Service Assurance Qualité,
-Dr D¹ALMEIDA Hervé, Directeur des Projets et Programmes de Santé,
-Bureaux d¹études
CAMEG-TOGO
5.Documentation disponible
-plans de masse
-documents techniques des travaux et équipements
CAMEG-TOGO
NB : le bureaud¹études de génie civil actuellement en contrat avec la
CAMEG appuiera l¹expert
à la détermination des budgets.
8 Dossiers de candidature
Les Consultants ou firmes intéressés sont priés de nous faire parvenir les
dossiers
de candidature au plus tard le 15 août 2013 à 17 heures GMT aux adresses
email suivants : lome@unicef.org, ngkanziza@unicef.org, kabalo@unicef.org
Les dossiers de candidatures devront comprendre : une offre
technique et financière ainsi qu¹un curriculum vitae et un formulaire P11
dûment complété et pouvant être téléchargé sur le site
http://www.unicef.org/french/about/employ/files/P11.doc
Les offres doivent être transmises avec la mention « Appui à la mise
en conformité des locaux et équipements avec les bonnes pratiques de
distribution pharmaceutique du Siège de la CAMEG Togo »